Umowa ramowa na testy: jak sektor publiczny kupuje QA i co z tego wynika dla wyceny

Pewnego dnia na skrzynkę ofertową wpada mail z instytucji publicznej: „w celu ustalenia wartości szacunkowej zamówienia” prosimy o wycenę „kompleksowej obsługi testów wydajnościowych, obejmującej przygotowanie, realizację oraz raportowanie wyników testów, w szczególności testów obciążeniowych, przeciążeniowych, wytrzymałościowych, skokowych oraz skalowalności, w formule umowy ramowej zawartej na okres 12 miesięcy”. Do tego prośba o „jedną łączną, szacunkową kwotę netto” i uprzejma informacja, że zapytanie „ma charakter wyłącznie informacyjny”. Takie zapytanie dostaliśmy w Quality Island i wiemy, że dla firmy przyzwyczajonej do cennika z cenami „od” to jest moment lekkiej paniki. Bo jak podać jedną kwotę za rok pracy, której zakresu nikt jeszcze nie zna? Ten artykuł jest dla Was, jeśli takie zapytania dostajecie albo chcecie zacząć je dostawać, oraz dla Was, jeśli siedzicie po drugiej stronie i takie zamówienie przygotowujecie.

Rynek za 595 miliardów, obok którego branża QA przechodzi obojętnie

Najpierw skala, bo ona tłumaczy, dlaczego warto przebrnąć przez język ustawy. Według komunikatu Urzędu Zamówień Publicznych z sierpnia 2026 wartość zamówień udzielonych w 2025 roku w procedurach Prawa zamówień publicznych przekroczyła rekordowe 350 miliardów złotych, a cały rynek zamówień publicznych, razem z zakupami wyłączonymi z ustawy, przekroczył 595 miliardów. Rok wcześniej, według sprawozdania Prezesa UZP za 2024 rok, zamówienia w procedurach ustawy były warte około 330,4 miliarda złotych, co odpowiadało 9,07 procent polskiego PKB, i złożyło się na nie około 153 tysiące udzielonych zamówień. W tej rzece pieniędzy płyną też testy oprogramowania: systemy centralne, portale obywatelskie, aplikacje zdrowotne, platformy e-usług. Każdy z nich ktoś musi przetestować i coraz częściej zamawiający wie, że powinien to zrobić ktoś inny niż wykonawca systemu. Pisaliśmy o tym mechanizmie szerzej w analizie, kiedy testy niezależne od producenta są wymogiem prawnym.

Umowa ramowa to rama, nie zamówienie

Umowa ramowa jest uregulowana w art. 311 do 315 Prawa zamówień publicznych i działa inaczej niż zwykły kontrakt: zamawiający najpierw wybiera wykonawcę albo kilku wykonawców w normalnym postępowaniu, a dopiero potem, przez cały okres obowiązywania umowy, udziela zamówień wykonawczych na konkretne prace, według warunków ustalonych w ramie. Ustawa mówi wprost: umowę ramową zawiera się na okres nie dłuższy niż 4 lata, choć ze względu na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego może być dłuższa, i nie wolno jej wykorzystywać do ograniczania konkurencji. Dla testów oprogramowania to format wręcz naturalny, bo potrzeby testowe nie przychodzą raz w roku w równej paczce: raz jest release i potrzeba regresji, raz migracja, raz pik ruchu przed kampanią, a testy wydajnościowe potrafią być pilne dokładnie wtedy, gdy nikt ich nie planował. Zamiast ogłaszać osobny przetarg na każde badanie, zamawiający ogłasza jeden i przez rok lub dłużej zamawia z półki.

Dla Was jako wykonawcy ma to dwie konsekwencje, o których rzadko mówi się głośno. Pierwsza: umowa ramowa zwykle nie gwarantuje żadnego wolumenu. Podpisujecie zobowiązanie do gotowości i stawek, a zamówień wykonawczych może być dziesięć albo zero. Druga: zanim w ogóle pojawi się przetarg, przychodzi etap rozeznania rynku, czyli dokładnie taki mail, jak ten z początku artykułu. To nie jest jeszcze sprzedaż, ale to właśnie wtedy zamawiający uczy się, co jest możliwe, jak się to nazywa i ile kosztuje, i na tej podstawie pisze opis przedmiotu zamówienia. Kto odpowie rzetelnie i policzalnie, ten de facto współtworzy specyfikację, na którą potem odpowiada cały rynek. Szerzej tę ścieżkę zakupową rozłożyliśmy na blogu Quality Island w tekście o tym, jak wyglądają zamówienia publiczne na testy oprogramowania od środka.

Co z tego wynika dla wyceny

Teraz najtrudniejsze pytanie z maila: „jedna łączna, szacunkowa kwota netto za realizację całości usług w okresie 12 miesięcy”. Cennik z cenami „od”, jak nasz, gdzie testy wydajnościowe aplikacji webowej zaczynają się od 7 500 zł, a audyt QA od 15 500 zł, nie odpowiada na to pytanie, bo umowa ramowa to nie jest jedna usługa, tylko strumień usług o nieznanym natężeniu. Z naszego doświadczenia w odpowiadaniu na takie zapytania działa jedna metoda: zbudować koszyk. Rozpisujecie rok na realistyczne pakiety prac, na przykład dwa pełne cykle testów obciążeniowych z retestami, jeden test przeciążeniowy i skokowy przed szczytem, jeden wytrzymałościowy, pula godzin na konsultacje i analizę wyników, i wyceniacie każdy pakiet osobno, a sumę podajecie jako kwotę szacunkową z jawnie opisanymi założeniami. Zamawiający dostaje to, czego potrzebuje do budżetu, a Wy nie podpisujecie się pod kwotą wziętą z sufitu. Umowa ramowa bez gwarantowanego wolumenu przypomina zaproszenie na obiad, przy którym gospodarz uprzejmie zastrzega, że być może nic nie poda: warto przyjść, ale lepiej nie przychodzić głodnym. Dlatego stawki w ramie muszą bronić się same, bez założenia, że „odbijemy to na wolumenie”.

Druga rzecz, która wynika z danych: cena ma w Polsce mniejszą konkurencję niż myślicie, ale większą wagę, niż powinna mieć. Ten sam Single Market Scoreboard Komisji Europejskiej pokazuje, że w 2024 roku 56 procent polskich postępowań rozstrzygnięto na rzecz najtańszej oferty, nieco powyżej unijnej średniej 54 procent, za to decyzje zapadały u nas szybko, średnio w 54 dni wobec 74 dni średniej UE. W naszej praktyce startów w postępowaniach na usługi szkoleniowe i testerskie widzimy ten mechanizm od podszewki: w jednym z przetargów na szkolenia, w którym braliśmy udział, wpłynęło aż 21 ofert, bo warunki udziału mógł spełnić każdy, i o wyniku zdecydowała wyłącznie cena. Wniosek dla obu stron jest lustrzany. Jeśli jesteście wykonawcą, szukajcie postępowań z warunkami kompetencyjnymi, bo tam tłum znika, a jakość zespołu zaczyna być policzalna. Jeśli jesteście zamawiającym, pamiętajcie, że puste warunki udziału kupują Wam tłum ofert, a nie najlepszego wykonawcę.

Źródło: opracowanie własne Quality Island, praktyka odpowiadania na zapytania i starty w postępowaniach publicznych.

Po stronie zamawiającego: jak kupić, żeby dało się porównać oferty

Jeśli to Wy przygotowujecie takie zamówienie, większość problemów z wyceną możecie rozwiązać na etapie opisu przedmiotu zamówienia. Po pierwsze, zdefiniujcie jednostki rozliczeniowe: cykl testu obciążeniowego z raportem i jedną rundą retestów, godzina konsultacji, dzień warsztatowy. Oferty staną się porównywalne, bo wszyscy wycenią to samo. Po drugie, podajcie widełki wolumenu, nawet orientacyjne, bo wykonawca, który nie wie, czy zamówicie jeden test czy dwanaście, i tak wkalkuluje niepewność w stawkę, tylko zrobi to po swojemu i drożej. Po trzecie, dodajcie kryterium kompetencyjne obok ceny: doświadczenie zespołu w podobnych badaniach, jakość przykładowego raportu, scenariusz podejścia do Waszego systemu. Dane Komisji Europejskiej z 2024 roku pokazują, że polscy zamawiający dzielą zamówienia na części częściej niż średnia UE, 47 wobec 32 procent, więc dobre praktyki przyjmują się szybko, gdy są policzalne. I po czwarte, zaplanujcie, kto po Waszej stronie odbierze wyniki: raport z testu wydajnościowego, którego nikt nie umie przeczytać, jest tylko droższą formą załącznika. Jak zamawiać odbieralne usługi jakościowe, pokazaliśmy na przykładzie dostępności w analizie o tym, jak zamawiać WCAG, żeby dało się je odebrać, i logika jest identyczna.

Jest jeszcze jedna decyzja, którą warto podjąć świadomie: czy w ogóle budować ramę z zewnętrznym wykonawcą, czy rozwijać kompetencję u siebie. To nie jest wybór zero-jedynkowy. W wielu organizacjach publicznych i prywatnych najlepiej działa model mieszany: własny zespół utrzymuje testy w codziennym rytmie, a umowa ramowa dostarcza specjalistów do badań, których nie opłaca się utrzymywać na etacie, jak testy przeciążeniowe raz w roku. Rachunek za oba warianty rozpisaliśmy w analizie, ile naprawdę kosztuje własny zespół QA, a ile body leasing. Tomasz Stelmach, CEO Quality Island, mówi o tym krótko: „Zamawiający nie kupuje testów, tylko pewność, że system wytrzyma i że da się to pokazać czarno na białym. Jeśli opis przedmiotu zamówienia nie mówi, czego ta pewność dotyczy, jedynym wspólnym językiem ofert zostaje cena.” I to jest chyba najkrótsze streszczenie tego, dlaczego ponad połowa dużych postępowań rozstrzyga się na najtańszą ofertę.

Nasza perspektywa

W Quality Island sektor publiczny znamy z obu ról: szkoliliśmy i testowaliśmy dla instytucji takich jak NFZ, Ministerstwo Cyfryzacji czy Centralny Ośrodek Informatyki, odpowiadamy na rozeznania rynku i startujemy w postępowaniach, więc ten tekst jest pisany z pola, nie z komentarza do ustawy. Trzy obserwacje na koniec. Pierwsza: rozeznanie rynku to najtańszy marketing, jaki istnieje w tej ścieżce, bo zamawiający sam prosi o rozmowę, czasem wprost proponując spotkanie robocze, a większość firm nie odpowiada wcale, uznając, że „to tylko ankieta”. Druga: największym ryzykiem umowy ramowej nie jest niska stawka, tylko brak dyscypliny w odbiorach. Jeśli po roku nikt nie umie powiedzieć, które badania z ramy zostały wykonane, z jakim wynikiem i co się przez nie zmieniło, następny budżet na jakość będzie mniejszy, niezależnie od tego, jak dobre były testy. Dlatego do każdej ramy polecamy od początku dołożyć metryki i rytm raportowania, a zespołom zamawiającym porządne przygotowanie procesu, choćby przez szkolenie z audytu procesów QA albo audyt QA przed ogłoszeniem postępowania, żeby wiedzieć, co w ogóle kupować. Trzecia: liczby z tego artykułu warto mieć pod ręką po obu stronach stołu. Rynek wart ponad 350 miliardów złotych rocznie według UZP, w którym 56 procent dużych postępowań dostaje jedną ofertę według Komisji Europejskiej, to nie jest rynek zamknięty. To rynek, na który mało kto umie odpowiedzieć, i właśnie dlatego wart jest nauczenia się jego języka.

Powiązane na Strefie QA

• Dostępność cyfrowa w zamówieniach publicznych: jak zamawiać WCAG, żeby dało się je odebrać
• Testy niezależne od producenta jako wymóg prawny: kto, kiedy i co musi udokumentować
• Ile naprawdę kosztuje własny zespół QA, a ile body leasing

Źródła:

• Urząd Zamówień Publicznych, komunikat o Sprawozdaniu Prezesa UZP z funkcjonowania systemu zamówień publicznych w 2025 roku, sierpień 2026. Stąd wartość zamówień w procedurach Pzp ponad 350 mld zł i wartość całego rynku ponad 595 mld zł w 2025 roku.
• Komisja Europejska, Single Market Scoreboard, wskaźniki zamówień publicznych dla Polski, okres sprawozdawczy 2024. Stąd 56% postępowań z jedną ofertą (UE 28%), 56% rozstrzygnięć na najtańszą ofertę (UE 54%), decyzje w 54 dni (UE 74) i 47% postępowań dzielonych na części (UE 32%).
• Ustawa Prawo zamówień publicznych, art. 311, eKomentarz Pzp Urzędu Zamówień Publicznych, 2021 z aktualizacjami. Stąd zasady zawierania umowy ramowej, maksymalny okres 4 lat i zakaz wykorzystywania ramy do ograniczania konkurencji.
• Sprawozdanie Prezesa UZP za 2024 rok, omówienie liczbowe: Przetargowy Janusz, Rynek zamówień publicznych w liczbach, 2025. Stąd wartość 330,4 mld zł, udział 9,07% PKB i ok. 153 tys. zamówień udzielonych w 2024 roku.
• Testy wydajnościowe, Quality Island. Stąd ceny wejściowe usług: testy wydajnościowe od 7 500 zł; audyt QA od 15 500 zł według cennika usług Quality Island.